Arti,Sarana, dan fungsi Manajemen

ARTI,SARANA, DAN FUNGSI MANAJEMEN

1.ARTI MANAJEMEN

            Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa indonesia hinga saat ini belum ada keseragaman, berbagai istilah yang dipergunakan, seperti ketatalaksanaan, manajemen, management dan pengurusan. Untuk menghindari penafsiran yang berbeda-beda. Dalam tulisan ini kita pakai istilah aslinya, yaitu “manajemen”.

            Bila kita mempelajari literatur manajemen, maka ditemukan bahwa istilah manajemen mengandung tiga pengertian,yaitu pertama, manajemen sebagai suatu proses, kedua, manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen, dan ketiga,manajemen sebagai suatu seni(art) dan sebagai suatu ilmu.

            Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-beda definisi yang diberikan oleh para ahli, untuk memperlihatkan tata warna definisi manajemen menurut pengertian yang pertama itu, kita kemukakan tiga buah definisi.

            Dalam encyclopedia of the social science dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.

            Selanjutnya, Haiman mengatakan bahwa manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan bersama.

            Akhirnya, George R. Terry mangatakan bahwa manajemen adalah pencapaian tujuan yang ditetapkan terlbih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain.

            Bila kita perhatikan ketiga definisi di atas, maka akan segera tampak bahwa ada tiga pokok penting dalam definisi-definisi tersebut, yaitu pertama, adanya tujuan yang ingin dicapai; kedua, tujuan dicapai dengan mempergunakan kegiatan orang-orang lain; dan ketiga, kegiatan-kegiatan orang lain itu harus di bimbing dan diawasi.

            Menurut pengertian kedua, manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen. Jadi dengan kata lain, segenap orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan tertentu disebut manajemen. Dalam arti singular (tunggal), disebut manajer. Manajer adalah pejabat yang bertanggung jawab atas terselenggaranya aktivitas-aktivitas manajemen agar tujuan unit yang dipimpinnya tercapai dengan menggunakan bantuan orang lain.

            Apakah yang dimaksud dengan aktivitas menajemen itu? Dengan aktivitas manajemen dimaksudkan kegiatan-kegiatan atau fungsi-fungsi yang dilakukan oleh setiap manajer. Pada umumnya, kegiatan-kegiatan manajer itu adalah planning,organizing,staffing,directing dan controlling. Ini sering pula disebut dengan istilah proses manajemen, fungsi-fungsi manajemen, bahkan ada yang menyebutnya unsur-unsur manajemen.

            Menurut pengertian yang ketiga, manajemen itu adalah seni atau suatu ilmu. Mengenai ini pun sesungguhnya belum ada keseragaman pendapat, segolongan mengatakan bahwa manajemen itu adalah seni, golongan lain mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu. Sesungguhnya kedua pendapat itu sama mengandung kebenaran.

            Chester I Bernard dalam bukunya the function of the Executive, mengakui bahwa manajemen itu adalah “seni” dan juga sebagai “ilmu”. Demikian pula Henry Fayol,Alfin Brown,Harold Koontz dan George R. Terry beranggapan bahwa manajemen itu adalah ilmu sekaligus seni.

            Manajemen sebagai seni berfungsi untuk mencapai tujuan yang nyata mendatangkan hasil atau manfaat, sedangkan manajemen sebagai ilmu berfungsi menerangkan fenomena-fenomena (gejala-gejala), kejadian-kejadian, keadaan-keadaan, jadi memberikan penjelasan-penjelasan.

            Unsur-unsur keilmuan merupakan kumpulan pengetahuan yang tertentu, seperti yang dinyatakan oleh peraturan-peraturan atau statemen-statemen umum, dan dipertahankan oleh berbagai tingkat ujian-ujian dan penyelidikan-penyelidikan. Unsur seni ialah pemakaian pengetahuan tersebut pada suatu situasi tertentu.

            Memperlihatkan pengertian manajemen yang pertama serta kenyataan bahwa manajemen itu adalah ilmu sekaligus seni, maka manajemen itu dapat diberi definisi sebagai “manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan,pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan sumber daya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.”

2.SARANA MANAJEMEN

            Bila kita perhatikan ketiga definisi yang sudah dikemukakan di atas, maka tampak seakan-akan satu-satunya alat atau sarana manajemen untuk mencapai tujuan adalah orang atau manusia saja. Hal ini tidak demikian. Perhatikanlah definisi yang kita berikan terakhir. Untuk mencapai tujuan,para manajer menggunakan “Enam M”. Dengan kata lain, sarana (tools) atau alat manajemen untuk mencapai tujuan adalah men, money, materials, machines, methods, dan markets. Kesemuannya itu disebut sumber daya.

Proses seperti,planning, organizing, staffing, directing, dan controlling, dapat pula kita tinjau dari sudut bidang seperti penjualan, produksi, keuangan, personalia, dan sebagainya. Untuk melakukan berbagai aktivitas tersebut kita perlukan manusia, tanpa adanya manusia, manajer adalah orang yang mencapai hasil melalui orang lain.

            Sarana manajemen yang kedua adalah uang (money), untuk melakukan berbagai aktivitas diperlukan uang, seperti upah atau gaji orang-orang yang membuat rencana, mengadakan pengawasan, bekerja dalam proses produksi, membeli bahan-bahan, peralatan-peralatan, dan lain sebagainya. Kegagalan atau ketidaklancaran proses manajemen sedikit banyak ditemukan atau dipengaruhi oleh perhitungan atau ketelitian dalam menggunakan uang.

            Dalam proses pelaksanaan kegiatan, manusia menggunakan bahan-bahan (materials), karenanya dianggap pula sebagai alat atau sarana manajemen untuk mencapai tujuan. Demikian pula dengan proses pelaksanaan kegiatan, terlebih dalam kemajuan teknologi dewasa ini, manusia bukan lagi sebagai pembantu bagi mesin seperti pada masa sebelum revolusi industri, malahan sebaliknya mesin telah berubah kedudukannya seagai pembantu manusia.

            Untuk melakukan kegiatan-kegiatan secara berdaya guna dan behasil guna, manusia di hadapkan kepada berbagai alternatif(metode) atau cara melakukan pekerjaan. Metode atau cara dianggap pula sebagai sarana atau alat manajemen untuk mencapai tujuan. Misalnya, ceramah bervarisi, metode kasus, metode insiden, games, dan role playing. Masing-masing metode itu tentu berbeda daya guna dan hasil gunanya untuk mencapai suatu tujuan pendidikan tertentu.

            Bagi badan yang bergerak dibidang industri, maka sarana manajemen penting lainnya adalah pasar (markets). Tanpa adanya pasar bagi hasil produksi,jelas tujuan perusahaan industri tidak mungkin akan tercapai. Salah satu masalah pokok bagi perusahaan industri adalah minimal mempertahankan pasar yang sudah ada, bila mungkin berusaha mencari pasar baru bagi hasil produksinya, oleh karena itulah, salah satu sarana manajemen penting lainnya khusus bagi perusahaan industri dan umumnya bagi semua badan yang betujuan untuk mencari laba markets atau pasar.

3.FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

          Sampai saat ini, masih belum ada konsensus baik diantara praktisi maupun diantara para teorisisi mengenai apa yang menjadi fungsi-fungsi manajemen, sering pula disebut unsur-unsur manajemen.

            Berbagai pendapat mengenai fungsi-fungsi manajemen akan tampak jelas dengan dikemukakannya pendapat beberapa penulis sebagai berikut:

a.     Louis A. Allen                                  :Leading, planning, organizing, contolling.

b.     Prajudi Atmosudirdjo          :Planning, Organizing, Dirrecting. Atau actuating, controlling.

c.      John Robert Beishline,Ph. D            :Perencanaan, organisasi, komando, kontrol.

d.     Henry Fayol                                    :Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controlling.

e.     Luther Gullich                          :Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Budgeting.

f.       Koontz dan O’Donnel                 :Organizing, Staffing, Directing, Planning, Controlling.

g.     William H.Newman.               :Planning, Organizing, Assembling, Resources, Directing, Controlling.

h.     Dr.S.P. Siagian,M.P.A                :Planning, Organizing, Motivating, Controlling.

i.        William Spriegel                         :Planning, Organizing, Controlling

j.       George R. Terry                         :Planning, Organizing, Actuating, Controlling.

k.     Lyndak F. Urwick           :forecasting,planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Contolling.

l.        Dr. Winardi, S.E.                    :Planning, Organizing, Coordinating, Actuating, Laeding, Communication, Controlling.

m.  The Liang Gie                         :Planning, Decision making, Directing, Coordinating, Controlling, Improving.

Pada hakikatnya, bila dikombinasikan pendapat ketiga belas penulis di atas, maka fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut:

a.     Forecasting

b.     Planning termasuk budgeting

c.      Organizing

d.     Staffing atau assembling resources

e.     Directing atau commanding

f.       Leading

g.     Coordinating

h.     Motivating

i.        Controlling, dan

j.       Reporting

a.forecasting

            forecasting atau prevoyance (Prancis) adalah kegiatan meramalkan, memproyeksikan, atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rencana yang lebih pasti dapat dilakukan. Misalnya, suatu akademi, meramalkan jumlah mahasiswa yang akan melamar belajar ke akademi tersebut. Ramalan tersebut dengan menggunakan beberapa indikator, misalnya jumlah lulusan SLTA disuatu daerah tertentu. Suatu perusahaan industri harus mengadakan forecasting tentang penjualan hasil produksinya dengan memperhatikan jumlah penduduk pada daerah penjualan, income per kapita anggota masyarakat, kebiasaan membeli, dan sebagainya.

b.Planning termasuk budgeting

            berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai kepada perumusan yang lebih rumit. Ada yang merumuskan dengan sangat sederhana, misalnya perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang agak kompleks merumuskan perencanaan sebagai penetapan apa yang harus dicapai, bila hal itu dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai.

            Hampir sama dengan pembatasan terakhir dimana perumusan perencanaan merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut.

1)    Tindakan apa yang harus dikerjakan?

2)    Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan?

3)    Dimanakah tindakan itu harus dikerjakan?

4)    Kapankah tindakan itu dilaksanakan?

5)    Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu?

6)    Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu?

Sesungguhnya fungsi perencanaan bukan saja menetapkan hal-hal seperti tersebut di atas, tetapi juga dalam fungsi perencanaan sudah temasuk di dalamnya penetapan budget. Oleh karenanya lebih tepat bila perencanaan atau planning dirumuskan sebagai penetapan tujuan,policy,prosedur, budget, dan program dari suatu organisasi.

c. organizing

            dengan organizing dimaksud mengelompokkan kegiatan yang diperlukan, yakni penetapan susunan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada dalam organisasi. Serta mendapatkan kedudukan dan sifat hubungan antara masing-masing unit tersebut.

d. staffing atau Assembling Resources

            istilah staffing diberikan Luther Gulick Harold Koonz dan Cyril O’Donnel sedang assembling resources dikemukakan oleh William Herbert Newman. Kedua istilah itu cenderung mengandung pengertian yang sama.

            Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.

e. directing atau commanding

            directing atau commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.

f.leading

            istilah leading, yang merupakan salah satu fungsi manajemen, dikemukakan oleh Louis A. Allen yang dirumuskannya sebagai pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer yang menyebabkan orang lain bertindak. Pekerjaan leading. Meliputi lima macam kegiatan, yakni:

-         Mengambil keputusan

-         Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan

-         Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak

-         Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

g.coordinating

            coordinating atau mengkoordinasi merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan, dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerjasama yang terarah dalam usaha mencapai tujuan organisasi.

h.Motivating

            Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara sukarela sesuai apa yang dikehendaki oleh atasan, pemberian inspirasi, semangat dan dorongan oleh atasan kepada bawahan ditujukan agar bawahan betambah kegiatannya, atau mereka lebih bersemangat melakukan tugas-tugas sehingga mereka lebih berdaya guna dan berhasil guna.

i.Controlling

            Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapai tujuan yang sudah digariskan semula. Dalam melaksanakan kegiatan controlling , atasan mengadakan pemeriksaan, mencocokan, sertamengusahakan agar kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan serta tujuan yang ingin dicapai.

j.Reporting

            Reporting atau pelaporan adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau peberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi, baik secara lisan maupun tertulis sehingga dalam penerimaan laporan dapat memperoleh gambaran bagaimana pelaksanaan tugas orang yang memberi laporan.

baca juga....!!!
Arti,Sarana, dan fungsi Manajemen
Tokoh-tokoh manajemen
Perencanaan